E-defter, Vergi Usul Kanunu (VUK) ve Türk Ticaret Kanunu (TTK) hükümleri gereğince tutulması zorunlu olan defterlerin, elektronik dosya biçiminde hazırlanması, bastırılmaksızın kaydedilmesi, değişmezliğinin, bütünlüğünün ve kaynağının doğruluğunun garanti altına alınması ve ilgililer nezdinde ispat aracı olarak kullanılabilmesini sağlayan uygulamaların bütünüdür.
Türkiye’de 397 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile hayata geçirilen ve 5 Mart 2010 tarihinden itibaren uygulamada olan e-Fatura, veri format ve standardı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu hükümleri gereği bir faturada yer alması gereken bilgileri içeren , satıcı ve alıcı arasındaki iletiminin merkezi bir platform (GİB) üzerinden gerçekleştirildiği elektronik bir belgedir.
509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde yer alan e-Fatura belgesi yeni bir belge türü olmayıp, kâğıt ortamındaki “fatura” belgesi ile aynı niteliklere sahiptir. E-Fatura uygulamasına kayıtlı mükelleflerin, birbirlerine sattıkları mallar ve ifa ettikleri hizmetler için düzenledikleri faturaları e-Fatura olarak göndermeleri ve almaları zorunludur.
E-Fatura uygulamasına kayıtlı olan mükellefler, uygulamaya kayıtlı olmayan mükelleflere yaptıkları mal teslimi ve hizmet ifası için kağıt ortamında fatura (e-Arşiv uygulamasına dahil olanlar/dahil olma zorunluluğu getirilenler ise ilgili uygulamaya dahil oldukları tarihten itibaren e-Arşiv Fatura) düzenlemek zorundadırlar.
Ürün teslimi ya da hizmet ifasından sonra 7 gün içinde fatura kesilmelidir. Eğer bu 7 günlük süre ile bir sonraki aya geçiş var ise faturanın ilgili ayın KDV beyannamesinde yer alması gerektiğinden o ay içinde düzenlenmelidir. Ek olarak size kesilen faturanın da aynı süreler içinde size ulaşması gerekir. Eğer size kesilen fatura yanlış ise hak kaybına uğramamanız açısından itirazınızı belirli süreler içerisinde yapmalısınız.
509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile belirli sektör ve mükellef gruplarına e-İrsaliye uygulamasına geçme zorunluluğu getirilmiştir. E-İrsaliye uygulaması, kağıt ortamda düzenlenmekte olan “sevk irsaliyesi” nin elektronik ortamda düzenlenmesi, elektronik ortamda iletilmesi, muhafaza ve ibraz edilmesine ilişkin düzenlemeleri kapsayan uygulamadır.
Mezkur düzenleme kapsamında sayılan bir kısım mükellefler 01.07.2020 tarihine kadar e-İrsaliye uygulamasına geçmek ve bu tarihten itibaren (bu tarih dâhil) düzenleyecekleri irsaliye belgelerini e-İrsaliye olarak düzenlemek zorundadır.
509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile e-Arşiv Fatura uygulamasına dâhil olacak sektör ve mükellef grupları genişletilerek, e-Arşiv Faturanın elektronik ortamda oluşturulması, alıcının talebine göre kâğıt veya elektronik ortamda iletilmesi, elektronik ortamda muhafaza ve ibrazına ilişkin usul ve esaslar yeniden düzenlenmiştir.
Tebliğ kapsamında; Başkanlıktan e-Arşiv Fatura uygulamasına dâhil olma izni alan mükelleflerin, e-Fatura uygulamasına kayıtlı mükelleflere gerçekleştirmiş oldukları mal satışları ile hizmet ifalarında faturayı e-Fatura olarak, e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan vergi mükellefleri ile vergi mükellefi olmayanlara gerçekleştirmiş oldukları mal satışları ile hizmet ifalarında ise faturayı e-Arşiv Fatura olarak düzenlemeleri zorunludur. Bu düzenlemeler çerçevesinde;
- 01/01/2020 tarihine kadar e-Fatura uygulamasına zorunlu veya isteğe bağlı olarak dâhil olanlar
• Aracı hizmet sağlayıcıları, internet ortamında ilan yayınlayanlar ile internet reklamcılığı hizmet aracıları,
01/01/2020 tarihine kadar e-Arşiv Fatura uygulamasına geçmek ve bu tarihten itibaren faturalarını e-Fatura veya e-Arşiv Fatura olarak düzenlemek zorundadır.
509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile halihazırda kâğıt ortamda düzenlenmekte olan “müstahsil makbuzu” nun, elektronik belge olarak düzenlenmesi ile kağıt ve elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesi ve Başkanlığa elektronik ortamda iletilmesine veya raporlanabilmesine ilişkin usul ve esaslar yeniden düzenlenmiştir. Bu düzenlemeler çerçevesinde;
- E-Fatura uygulamasına geçmek zorunda olan mükelleflerden faaliyetleri gereği aynı zamanda müstahsil makbuzu düzenlemek zorunda olanlar, 01/07/2020 tarihine kadar (2020 ve müteakip yıllarda e-Fatura uygulamasına geçen ve müstahsil makbuzu düzenleme zorunluluğu bulunan mükellefler e-Fatura uygulamasına geçiş süresi içinde) gerekli başvuruları yaparak e-Müstahsil Makbuzu uygulamasına geçiş yapmak zorundadır.
- Hal Kayıt Sistemine bildirim yapma yükümlülüğü bulunan ve komisyoncu veya tüccar olarak sebze ve meyve ticareti ile iştigal eden mükellefler, 01/01/2020 tarihi itibariyle müstahsil makbuzlarını, e-Müstahsil Makbuzu olarak düzenlemek zorundadır.
VUK hükümlerine göre, düzenlenen irsaliyelerin, faturaları da en geç 7 gün içinde düzenlenmelidir. Ancak, ay sonunda veya ay sonuna 7 günden az süre kalmışken düzenlenen irsaliyeler, Katma Değer Vergisi Kanunu hükümleri gereği en geç o ayın son günü faturalandırılmalıdır.
4857 sayılı İş Kanunu hükümlerinin uygulandığı işverenler ile üçüncü kişiler, Türkiye genelinde çalıştırdıkları işçi sayısının en az 5 olması halinde, çalıştırdıkları işçiye o ay içinde yapacakları her türlü ödemenin kanuni kesintileri düşüldükten sonra kalan net tutarını, 01.06.2016 tarihinden itibaren bankalar aracılığıyla ödemekle yükümlüdürler İşçiye, İş Kanunundan veya toplu iş sözleşmesinden veyahut iş sözleşmesinden doğan alacaklarını, bankalar aracılığıyla ödemeyen işverene, Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığının ilgili birimi tarafından her işçi ve her ay için idari para cezası verilecektir.
5 işçinin altında işçi çalıştıran işverenler, işçi ücretlerini isterlerse bankalar aracılığı ile isterlerse elden ödeyebilirler.
01.11.2008 tarihi itibariyle işyerleri ve aylık 500 TL ve üzerindeki konut kira ödemeleri banka veya posta yolu ile yapılmak zorundadır.
Buna göre;
- Konutlarda, her bir konut için aylık 500 TL ve üzerinde kira geliri elde edenlerin,
- İşyerlerinde, işyerini kiraya verenler ile kiracıların
kiraya ilişkin tahsilat ve ödemelerinin 01.11.2008 tarihinden itibaren banka veya Posta ve Telgraf Teşkilatı Genel Müdürlüğü tarafından düzenlenen belgelerle ispat edilmesi gerekmektedir.
Söz konusu düzenlemeye uymayanlara Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre ceza kesilir.
Yasal defterlerin ve kayıtların saklanma süresi Vergi Usul Kanunu’na, Türk Ticaret Kanunu’na ve Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu’na göre değişiklik göstermektedir.
Vergi Usul Kanunu’na göre; yasal defter ve kayıtların saklanma süresi 5 yıl, Türk Ticaret Kanunu’na ve Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası
Kanunu’na göre ise bu süre 10 yıldır.
Vergi Usul Kanunu’na göre, mükelleflerin tutmak ve muhafaza etmek zorunda oldukları yasal defter ve belgelerin talep edilmesi halinde, vergi incelemesine yetkili olanlara ibraz etme yükümlülükleri bulunmaktadır.
Yine, Vergi Usul Kanununun Mücbir Sebepler başlıklı 13. maddesinde; “Mücbir sebepler:
- Vergi ödevlerinden herhangi birinin yerine getirilmesine engel olacak derecede ağır kaza, ağır hastalık ve tutukluluk;
- Vergi ödevlerinin yerine getirilmesine engel olacak yangın, yer sarsıntısı ve su basması gibi afetler;
- Kişinin iradesi dışında vuku gelen mecburi gaybubetler;
- Sahibinin iradesi dışındaki sebepler dolayısıyla defter ve vesikalarının elinden çıkmış bulunması, gibi hallerdir.”
hükmüne yer verilmiştir.
Öte yandan, Türk Ticaret Kanunun 68 inci maddesinin son fıkrasında; “Bir tacirin saklamakla mükellef olduğu defter ve kayıtlar, yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi bir afet sebebiyle ve kanuni müddet içinde zıyaa uğrarsa tacir zıyaı öğrendiği tarihten itibaren onbeş gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yerin salahiyeti mahkemesinden kendisine bir vesika verilmesini isteyebilir. Mahkeme lüzumlu gördüğü delillerin toplanmasını emredebilir. Böyle bir vesika almamış olan tacir defterlerini ibrazdan kaçınmış sayılır.” hükmü yer almaktadır.
Her ne kadar mücbir sebep hallerinden 2. sine istinaden zayi belgesi alınacağı belirtilmiş ise de, ibraz zorunluluğunu ortadan kaldıran diğer mücbir sebep hallerinin de tespiti ve/veya zayi belgesine bağlanması için yetkili mahkemeye başvurulması gerekmektedir.
Bu nedenle;
- Belgelerin çalınması halinde:Durumun ilgili polis veya jandarma karakoluna bildirilerek tutanağa bağlanmasının sağlanması, çalınan belgelerin nev’i, seri-sıra no, cilt adedi ve boş veya kullanılmış olma durumu gibi hususların gazete ilanıyla duyurulması, yetkili mahkemeye başvurarak, defter veya belgelerin zayi olduğuna ilişkin mahkeme kararının (zayi belgesi) alınması, ayrıca söz konusu belgelerin (tespit tutanağı, ilanın yayınlandığı gazete sureti ve mahkeme kararı) birer suretiyle birlikte bir dilekçeyle bağlı bulunulan vergi dairesine bilgi verilmesi gerekmektedir.
- Belgelerin kaybolması halinde:Durumun işyerindeki yetkililerle ayrıntılı olarak bir tutanağa bağlanması ve (polis/jandarma karakoluna müracaat hariç) çalınması halinde olduğu gibi yapılması gereken diğer prosedürün de aynen yerine getirilmesi gerekmektedir.
Aksi halde, muhafaza süresi içerisinde ibraz sorumluluğundan kaçınıldığı kabul edilerek, vergi matrahının tamamen veya kısmen defter, kayıt ve belgelere veya yasal ölçülere dayanılarak tespitinin mümkün olmadığı kabul edilerek re’sen vergi tarhı yoluna gidilir.
Mücbir sebep halinin dikkate alınabilmesi için, zayi durumunun öğrenildiği tarihten itibaren hak düşürücü süre olan azami 15 (onbeş) gün içerisinde prosedüre uygun olarak müracaatların yapılması büyük önem taşımaktadır.